Qualche giorno fa ho richiesto un certificato on line al mio Comune.
Subito dopo la richiesta mi è arrivata una mail con il numero di protocollo, ma dopo alcuni giorni non avevo ancora ricevuto nessun’altra comunicazione.
Preoccupato, ho chiamato il call center dove un cortese impiegato mi ha spiegato che per ricevere il mio certificato ci vogliono dalle 2 alle 3 settimane.
“Sa com’è, c’è una persona che deve prendere in considerazione la pratica, lei ha richiesto un estratto e quindi la deve completare a mano, e poi deve inviargliela.”
Mi ha anche spiegato che se avessi avuto urgenza, potevo recarmi allo sportello dove me lo avrebbero consegnato immediatamente…
Riassumendo: tempo per un certificato/estratto online dai 14 ai 21 giorni, tempo per un certificato allo sportello 5 minuti.
In un primo momento sono rimasto basito. Poi un po’ infastidito.
Quando le mie emozioni stavano per transitare verso il “ecco, è la solita pubblica amministrazione italiana” però mi sono bloccato.
Purtroppo non è un problema di “burocrazia italiana”, ma di “mentalità italiana”.
Infatti mi capita spesso di incrociare lo stesso modo di operare in molte aziende.
Ci sono processi, attività e procedure che vengono ripetute infinite volte a mano con infinite perdite di tempo, molteplici possibilità di errore, motivi di frustrazione di persone capaci di fare ben altro che si vanno ad infrangere sulle scogliere dell’innovazione.
Anziché cercare di capire cosa la tecnologia può fare per risolvere il problema ci si accontenta di ripetere il gesto meccanico.
Un comune modo di pensare nel campo informatico dice
“se ripeti un’azione più di 3 volte cerca di automatizzarla”.
Ogni volta che entro in azienda faccio un screening delle attività che vengono portate avanti quotidianamente alla ricerca di quelle che possono essere svolte da un elaboratore elettronico invece che da una persona in carne ed ossa.
Quando ci riesco ricevo la sua gratitudine eterna per averla sgravata da un compito noiso
Ma oltre a questo, il bello è che diventa responsabile del processo automatico perché ne conosce i più sottili dettagli ed è in grado di fornire ulteriori suggerimenti per migliorare il processo nel suo complesso.
E, in definitiva, diventa più produttiva ed efficace.
Spesso mancano le competenze tecniche per capire come modificare certi meccanismi (processi, procedure, attività, ecc.) e -molto più spesso- manca la cultura che spinge a cercare nuovi modi di risolvere vecchi problemi.
Per questa ragione, quando possibile, cerco di evitare di fare il consulente, ma piuttosto mi propongo come “fractional executive della trasformazione digitale“, una persona che si mette accanto al team aziendale per trovare le opportunità di miglioramento. Miglioramenti tecnici, tecnologici, culturali e strategici.
Se hai delle attività, apparentemente semplici, che portano via troppo tempo è probabile che abbia bisogno di rimetterle sui giusti binari.
