Oggi, molti parlano di progetti, forse troppi, ma come si elabora un buon progetto pochi lo sanno e purtroppo poi lo si constata alla prova dei fatti: miopia nel cogliere le effettive necessità cui rispondere, errori nel prevedere le risorse necessarie, inesistenza di criteri di misurazione dei risultati sono solo alcuni degli ostacoli che incontrano i project manager sin dai primi passi nel disegno di un progetto, in qualunque ambito esso sia.
I modelli e gli strumenti di progettazione sono veramente tanti e tutti sicuramente validi. Ecco perché non mi permetto di smontarne o svalutarne alcuno in favore di altri, ma dai miei 25 anni di esperienza sulla strada, pardon sul campo, desidero condividere 5 attenzioni da avere nel momento in cui ci si accinge ad elaborare un nuovo progetto. Magari “quelli bravi” potranno usare acronimi e parole inglesi, io invece, almeno per oggi, vi presento questi 5 atteggiamenti che considero imprescindibili.
Il primo e fondamentale passo da compiere con onestà è quello relativo all’analisi del contesto in cui si andrà ad intervenire e che quindi si intende modificare con l’intervento progettuale.
Uso il termine onestà nel senso di obiettività dal momento che sappiamo bene quanto sia frequente la cattiva abitudine di sottoporre a tortura i numeri o i dati per ottenere i risultati che si desiderano, vale a dire per confermare quadri preconcetti e legittimare progetti in sè ingiustificabili.
Dunque, una seria analisi che impieghi gli strumenti necessari, libera da interessi pregiudiziali e che offra una limpida fotografia della situazione su cui si vuole impattare con il progetto.
La seconda mossa che suggerisco è quella dell’individuazione degli obiettivi specifici che si intendono perseguire e realizzare e, nel fare questo, suggerisco di impegnarsi a fare in modo che tali obiettivi siano estremamente chiari e comprensibili tanto per chi lavorerà alla loro realizzazione quanto per chi ne beneficerà in seguito.
Ciò per non perdersi per strada, alla ricerca della pietra filosofale, o ancor peggio arrivare ad avere la triste cattedrale nel deserto, prototipo di incapacità nell’analisi previsionale.
Il terzo passo da compiere è quello che riguarda la scelta degli strumenti operativi da impiegare: volendo potrei dire che si tratta di una delle scelte più sensibili dal momento che coinvolge tutte le risorse che saranno impiegate per la realizzazione del progetto.
In questo caso, equivocarsi sulla risorsa equivale a introdurre benzina super in un autoveicolo diesel o viceversa e, nel caso non siano previsti efficaci sistemi di monitoraggio in itinere, i danni che si creano possono riflettersi su più aree di attività e protrarsi nel tempo sino a porre in rischio ogni possibilità di recupero. Ecco perché l’attività di verifica continua che vedremo dopo risulta essere fondamentale.
Quarta attività da condurre con attenzione e, anche in questo caso, con una profonda onestà intellettuale, è la stesura del cronoprogramma esecutivo con il quale si quantificano e individuano i tempi di realizzazione del progetto, con l’indicazione delle attività e degli obiettivi intermedi.
Risulta ovvio che il prodotto di questa fase, insieme al precedente, sarà fondamentale per ottenere un buon budget operativo di progetto che evidenzi tutte le risorse necessarie (strumenti tecnici, capitali finanziari, risorse umane, altri beni fisici) e avere a disposizione lo strumento per verificare lo stato di avanzamento dei lavori e il rispetto della tabella di marcia.
E, infine, quinta serie di attenzioni da avere è la predisposizione (e l’impiego) di sistemi di verifica effettivi e significativi per tenere sotto costante controllo la corretta esecuzione delle distinte fasi progettuali, l’uso coerente delle risorse, il raggiungimento degli obiettivi intermedi, rilevare gli eventuali e possibili scostamenti e, se del caso, adottare le necessarie misure correttive.
Ribadisco con forza che in ogni progetto le verifiche devono svolgersi durante tutto lo sviluppo con modalità proprie al momento e all’attività, impiegando sistemi di rilevazione e misurazione che siano effettivi e significativi e che, quindi, offrano elementi utilizzabili per l’adozione di decisioni operative pertinenti.
Nelle prossime settimane sarà mia cura offrire un’analisi di ciascuno dei precedenti passi, con strumenti concreti tratti dai modelli più diffusi di project management ed esempi concreti di progetti realizzati.
Dal mese di marzo, poi, Gioda Academy terrà un corso in 8 sessioni in cui approfondiremo insieme questi e altri temi utili all’elaborazione e gestione di progetti.
Seguiteci!
